【オフィス開設事例】Okuno Clinic　様 | お客様の声・施工事例｜オフィスの窓口ドットコム

友人の紹介がきっかけです。

クリニックの立ち上げにあたって、電話やネット関連について相談できる人がいないか探していたら、加藤さんをご紹介いただいたんです。

新規での立ち上げなので設備は一式必要でしたが、一部電話回線を引き継がなければいけないという点もありました。そういう込み入った部分も含めて、加藤さんにはすべて相談に乗っていただきました。

クリニックの開業日が差し迫るなか、電話機は「A社」、パソコンは「B社」、コピー機は「C社」…というのでは、すべてをそろえるのは難しいと感じていたので、全体を一括で見てくれるところは良かったですね。

それと全体を一括で見てくれるということは、今後、電話機やパソコンの増設のときに、私たちの業務状況や環境を理解した人に相談できるので、そこが安心できるのですごく良いなと思っています。

窓口を一社にまとめたかったのもあるのですが、それ以上に相談しやすかったんです。

加藤さんは基本的に「それはできません」とは言わないんですよ。

こちらとしては何から頼んで良いか分からないので、とりあえず今考えていることをお話しするのですが、それでも一旦全部聞いてくれました。それから後で、タイミングなどを調整をしてやってくださるのです。

とりあえずなんでも聞いてくれる。そこが大きかったと思います。

相談したときに、「分からない」とか「正直それは受けられません」なんて言われたら、たぶん頼んでいなかったと思います。「ＮＯ」って言われてしまうと、その部分だけ他社に頼まなければいけないけど、それをどこに頼むべきか困ってしまいますし…

だから、加藤さんにパソコンも電話機もコピー機もこうやって全部頼めたことがすごく助かったんですよ。

施工中や設置中であっても、業務を止めたくないと考えていました。

私たちの業務内容や診療のことも良く分かってくださっているので、施工・設置日についても柔軟に配慮してくれました。おかげで、業務に差し障りがないように、私たちの業務もちゃんと回りながら、施工・設置も進んでいるという状況でしたので、スムーズにやってもらえたと思います。

たぶん、私はかなり無理を言っていたと思うんですよ。たとえば、全部設定が終わって、いざパソコンを使い始めてみたらOutlookの使い方が分からないとか。

そういうことまで聞ける。―――要は、うちのシステム部みたいな感じですよね。

パソコンや電話、コピー機のことで分からなくなったら、すぐに連絡をしています。すると、丁寧に説明してくれたり、専門担当者を手配してくれたり。こういった点がすごく助かっています。

設置しただけで、「その後は知らないよ」とか「自分たちでやってね」みたいな感じだと私たちは業務を止めざるを得ません。導入したものがちゃんと現場で使われるように、業務として運用できるようになるまでをきちんとサポートもしてくださっています。

それから、コールセンターを開設するにあたっては、本院との電話を内線でつなげたいと考えていました。当然、コールセンターなので、「今すぐにまわしたい！」とか「今ココに聞きたい！」というときに、本院とスピーディーに連絡をとれる環境が必要でした。

そもそも、「内線化する」ということ自体、私自身はそれが実現できるのかも分からなかったんです。だから、こういうことがしたいとか、こういう風に今後していきたいっていうときに、加藤さんがどうしたらできるかっていうのをいろいろと考えてくださいました。

結果、初診予約はコールセンターで受け付けていますが、本院に予約のお電話がかかってきたとしても、すぐにそのままコールセンターへ繋げられるようになりました。患者様にかけなおすようにお願いしなくて良いので便利ですよね。

みなさん本当にすごく優しくて…！いろいろと教えていただいて助かっています。

何か分からないと、とりあえず加藤さんに連絡をしています。すぐに加藤さんから「専門部署の○○から電話が来ますよ」って私たちに折り返しの連絡をしてくれます。

そうすると専門の方から連絡が来ます。きっと加藤さんが適任者に振り分けているんだと思います。

問い合わせをしても「その件は△△宛に電話してください」って言われても、私たちは混乱してしまうので、いったん加藤さんに何でも連絡しているんです。

もうシステム部の委託みたいになっていますよね（笑）“困ったら加藤さん”そんな感じにウチはなっていますね。

あとは、組織の規模や状況に合わせて「次はこういうことが必要なんじゃないんですか？」と教えてもらえるのもすごくありがたいですよね。

最初５～６人で始めたのですが、従業員も数十人に増えて、いくつか分院できるようになったとき、ネットワークセキュリティに関してもアドバイスや提案をしていただきました。

すごく良くしていただいているので特にはないですね。

私たちのなかにはシステムに詳しい人がいないので、今後も、より良いものがあればそれを教えてほしいです。たとえば、パソコンだと動きが遅くなってきたりスペックが足りなくなったりしたときに、今度はこういうものにしましょうって。

それと業務改善についてですね。人が増えていくにつれて色々な問題も出てくると思うので、その際にはぜひ提案していただきたいです。