もくじ
・1枚にまとめる
・白黒印刷
・両面印刷、裏紙印刷
・プレビュー確認
・本当に印刷する必要があるのか考える
・モノカラー印刷
・ペーパーレスFAX
・留め置き
複合機の印刷コストの仕組み
複合機とは、プリント、コピー、スキャナー、FAXの機能が1台に集約されている機器のことです。
複合機で印刷したときに発生する費用は、1枚あたり○○円と決まっています。
コンビニに置いてある複合機もそうですね。
例えば、モノクロ1枚10円、カラー1枚50円というように料金設定がされています。
1枚あたりの料金設定は契約によって違いますが、モノクロよりもカラーの方が高いです。
会社などに置いてある複合機もほとんどの場合、印刷した枚数分のランニングコストが発生する、カウンター方式です。
この料金の中に、トナー代や修理時に必要なパーツ代、修理をするエンジニアの出張作業費などが含まれています。
このカウンター方式では、印刷した枚数でのみ料金が決まります。
印刷する用紙のサイズや、使用するトナーの量は関係ないのです。
つまり、A3用紙を10枚印刷しても、B5用紙を10枚印刷しても、かかる費用は同じです。
これらのことを踏まえて、簡単に印刷コストを抑える方法や注意すべき点をご紹介します！
【関連コラム】「複合機」と「プリンター」の使い分けで印刷コストを抑えよう
印刷コストを抑える方法
＜1枚にまとめる＞
だいたいの複合機に、2in1、4in1などのページ集約機能があります。
デフォルトのままだと文字が大きいものや、見栄えを気にしない場合は、縮小したり、複数ページを1枚に並べて印刷することで、印刷枚数を減らすことができます。
＜白黒印刷＞
カラー印刷と白黒印刷の1枚当たりの印刷コストには、けっこうな差があります。
色を伝える必要がないときは、原本がカラーでも白黒で印刷することで、印刷コストを削減できます。
印刷設定を自動モードにしていると、カラーならカラー、白黒なら白黒と自動で判断して印刷してくれますが、一か所でも色が入るとカラー印刷と判断され、カラーの料金になります。
印刷コストを削減したい場合は、白黒印刷を通常使う設定にして、カラーで印刷したいときのみ、手動でカラーを選ぶようにするのがおすすめです。
＜両面印刷、裏紙印刷＞
自分だけ、社内だけで使うような資料は、両面印刷や裏紙印刷をすることで、用紙代を削減できます。
(※両面印刷は使用する紙は1枚ですが、複合機のカウンターは2枚分カウントされます)
2つの資料を2枚の用紙を使って印刷していたのを、両面印刷で1枚のみを使用した場合、単純に計算すると用紙の枚数が半分で済みます。
しかし、裏紙印刷の場合は注意が必要です。
一度通紙している裏紙は熱で紙がカールしていたり、静電気が起きやすいので、そのまま使用すると紙詰まりが起こりやすいです。
その場合は伸ばしたりさばいてから印刷をしてください。
また、トナーが付着している面が多い紙(ベタ印刷や写真印刷)や、印刷したばかりの紙は裏紙印刷には向いてないので避けたほうがいいでしょう。
＜プレビュー確認＞
印刷ミスによる無駄なコストは一番なくしたいところですよね。
必ずプレビューで確認して、用紙サイズやページ設定に間違いがないか確認するクセを付けましょう。
大量印刷する際は、まずは1部だけ印刷してみて問題がないか確認してから本刷りしましょう。
＜本当に印刷する必要があるのか考える＞
そもそも、その書類は本当に印刷する必要があるのでしょうか？
人に見せたいとき、メールで添付すればいいのでは？
会議資料などは、データで共有すればいいのでは？
印刷をする前に、本当に印刷する必要があるのかを、一度考えてみてください。
紙の資料はなるべくデータ化することで、コスト削減だけでなく、保管スペースの削減や検索性の向上による業務効率アップも期待できます。
複合機の機能を活用する
先ほどご紹介したのは、印刷設定による対策や、ひとり一人の意識でできる対策でしたが、次にご紹介するのは、複合機の機能を活用した方法です。
メーカーや機種によって備わっている機能は違うので、使っている複合機に下記の機能があるかどうか、担当者に聞くか、メーカーのサイトなどで調べてください。
＜モノカラー印刷＞
モノカラー印刷とは、ブラックとその他の色(イエロー・マゼンタ・シアン)の2色を使って印刷する機能です。
2色印刷のカウンター料金はフルカラーより安く設定されることがほとんどです。
(メーカーや契約内容によって機能や料金は異なるので確認してください。)
白黒じゃ物足りないけど、フルカラーだとコストが気になる…
という場合にこのモノカラー印刷が有効です。
＜ペーパーレスFAX＞
勝手に送られてくるFAXの印刷でも、印刷コストはかかります。
仕事のFAXならいいですが、営業や勧誘などの迷惑なFAXが送られてくることはありませんか？
FAXのプレビュー機能を使えば、FAXを受信しても勝手に印刷されず、プレビュー画面で内容を確認してから必要な場合のみ印刷することができます。
また、「転送機能」で、FAX受信データを指定したフォルダに送ったり、メールで転送することもできます。
＜留め置き印刷＞
留め置き印刷とは、印刷指示をかけたプリントジョブが一旦複合機で保存され、操作パネルでユーザーが再度出力指示をすると出力される機能です。
メーカーによって呼び方は違いますが、同じような機能はだいたいどこのメーカーでもあります。
印刷したのを忘れて同じものを印刷してしまったり、間違えて他人の書類を持って行ったり、なんて経験ありませんか？
印刷設定の変更もその場でできるため、ミスプリントの防止にも役立ちます。
この留め置き機能はコスト削減の他にも、紙文書からの情報漏えいリスクの軽減にも効果的です。
まとめ
複合機の印刷コストを削減する方法をいくつかご紹介しましたが、まずは一人ひとりに、印刷コストの削減について意識して、心掛けてもらう必要があります。
複合機の印刷コストの仕組みを知らない従業員はたくさんいるのではないでしょうか？
「無駄な印刷はしないように」と言うだけでは改善は難しいでしょう。
1枚印刷するのにいくらかかっているのか、毎月の印刷コストはどれくらいかかっているのかを伝えて、意識してもらうことからはじめましょう。
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皆さん、普段当たり前のように使っている複合機の印刷コストが、どれくらいかかっているか知っていますか？
印刷コストを気にして複合機を使っている人は、あまりいないのではないでしょうか？
昔に比べるとかなり安くなっていますが、意外と高いなと感じる方が多いのではないかと思います。
そこで今回は、ちょっとした工夫や意識で複合機の印刷コストを削減する方法をご紹介します！