「複合機」と「プリンター」の使いわけで印刷コストを抑えよう | コラム｜コストダウン事例,業務効率最適化,トラブル対応ならオフィスの窓口ドットコム

１．複合機とプリンターの使いわけをした方が良い理由
 

２．コスト削減が実現できる複合機とプリンターの使いわけの方法
 

３．まとめ 

実は、同じページ内容・同じサイズの紙を複合機とプリンターで印刷した場合でも、かかってくる印刷コストが違います。

なぜなら、複合機とプリンターでは、印刷したときに発生するコスト（費用）の仕組みが全く違うからです。

そのため、複合機とプリンターを使い分ける上で、まずは複合機とプリンターの違いを理解することが大切です。

【複合機の印刷コストについて】

複合機は一般的に「コピー機」と呼ばれることが多く、コピー/プリントアウト/FAX/スキャンといった多くの機能を備えています。

複合機で印刷した時に発生する費用は、下記のように１枚あたり○○円と決まっています。

例）モノクロ１枚　１０円、カラー１枚　５０円

※上記の金額はコンビニエンスストアでよく見る値段。

モノクロ印刷とカラー印刷で値段は異なりますが、１枚毎に料金が発生するため、カウンター方式と呼ばれています。このカウンター料金の中に、トナー代や、修理時に必要なパーツ代、修理をするエンジニアの出張作業費が含まれています。  

カウンター方式では、印刷した枚数でしか料金が発生しないため、印刷する用紙サイズや使用するトナー（インク）の量は加味されません。

つまりＡ３用紙を１０枚印刷しても、Ａ４用紙を１０枚印刷しても、印刷した時にかかる費用は同じになります。

【プリンターの印刷コストについて】

プリンターには、インクジェットプリンターとレーザービームプリンターの２種類ありますが、どちらも使用者がトナーやインクを購入する必要があります。

１枚あたりの印刷費用は、使用したインクやトナーの量によって変動するため、

印刷のページサイズ

印字領域の大きさ

上記２点が印刷費用に大きく関係します。

印刷するために必要なトナーやインクが少なければ、１枚当たりの印刷コストは低いですが、大きい用紙での印刷や、写真や絵など多くのトナーやインクを消費する印刷の場合は、１枚あたりの印刷コストが高くなります。

このように印刷費用が変動してしまうプリンターですが、メーカーの商品カタログに１枚あたりの印刷コストと、その測定環境が表記されるようになりました。そのため、プリンターでも１枚あたりの印刷コストが分かりやすくなっています。

複合機とプリンターの印刷コストの違いは下記の通りになります。

複合機・・・・・１枚にかかる印刷コストが、ページ内容とページサイズに関わらず同じ

プリンター・・・トナーやインクを消費した分だけ費用がかかる

◎印刷コストを抑えるための使い分けとして、以下のように、実践していただくことをオススメします

複合機で印刷すると良いもの

・Ｂ４サイズやＡ３サイズの大きい用紙サイズ

・写真や絵などの、トナーやインクを多く消費するもの

プリンターで印刷すると良いもの

・Ａ４サイズやＢ５サイズの小さい用紙サイズ

・印字領域が少ない文書

・モノクロ文書の中に、少しだけカラーが入ったもの

普段、何気なく印刷していたものでも、複合機とプリンターを上手く使い分ければ、印刷コストを抑える事ができます。

使い分けだけでなくとも、社員に１枚印刷することでどれだけの費用がかかっているのかを公開したことによって、従業員の方が無駄な印刷をしなくなった事例もあります。まずは、社内の方に印刷コストについて知ってもらうようにすることが大切です。

従業員の１人１人の心掛けが、大きなコストダウンにつながるので、是非とも印刷する際は、複合機とプリンターの使い分けを実践してもらいたいと思います。