2018/04/20
紙の資料をデータ化してクラウド管理するだけで業務効率は上がる

 

みなさんは、仕事をするとき、紙をたくさん利用しますか?

 

最近はペーパーレスも叫ばれていますが、一方で、紙には紙の良さがありますよね!

 

手触りが好きな方も多いでしょうし、紙に親しみがある人に対して何かを伝達するときにもやっぱり役立ちます。手書きの手紙やメッセージカードなども、やはり心がこもってとても良いものです。

 

一方で、紙には、情報共有が瞬時にできないとか、メールなどの電子手段ですぐに送りづらいなど、業務上の非効率さも存在します。

 

今日は、紙のメリットは押さえた上で、データ化することによって業務効率が上がる側面についてお伝えしたいと思います。

 

目次

紙では効率が悪い業務とは

女性書類

 

紙が良い場面ももちろんありますが、紙だと効率が悪い業務も多くあります。

 

最近では、インターネットやIT、スマホ・タブレットなどの普及により、ほんの少しの工夫で、大きく業務効率が高まる方法が、実に低価格に実現できるようになりました。

 

それは、「紙が好きだから!!」「パソコンとかクラウドってよく分からないから!!」などと、否定してしまうにはあまりにももったいないほどの大きな効果があります。非効率な業務を効率化することで会社の生産性が高まったり、コストが大きく減ったり、働く従業員さんの負担が大きく軽減されたり、メリットが多くあります。

 

ぜひ、みなさんの会社の「デジタル化」をサポートし、実際に業務効率や生産性を高めるお手伝いができるように、私たちの会社でも日々、あらゆるITツールを自分たちでも試しながら改善を図っています。

 

 

紙では効率が悪い業務というのはたとえば、

 

・顧客管理

・上長の承認作業

・資料の複製や共有

・写真や動画のやり取り

 

などです。

 

顧客管理は、紙だと担当者しか最新情報が見られなかったりします。

 

上長の承認作業も、上長が忙しくてサインが滞ることによるスピードダウンも機会損失です。

 

資料の複製や共有も、紙をたくさん印刷する手間やコストがかかりますし、場所も取ります。

「いつか使うかもしれない」と思って取っておいた紙の資料は、案外使わないものですよね。

 

写真や動画も、やはりデータの方が扱いやすいですよね。

動画に関しては、紙だと扱うことすらできませんので、動画によって何かを伝えることが有効になってきた昨今においては、少し考えものです。

 

 

他にも、見直せば一気に効率化できる業務はたくさんあるでしょう。

 

もちろん、先ほどからお伝えしている通り、紙がいいものもあります。

紙の方がいいものは紙で、データ化した方がいいものはデータで業務を行えばいいのです。

 

データ化することによるメリット

女性PC

 

ひとつ手始めに、みなさんに提案したいのは、今、会社の中にある紙の資料をデータ化し、クラウド管理するようにしてみてはいかがでしょうか?ということです。

 

これだけで、業務効率は上がります。

 

今ある紙の資料をデータ化してクラウド管理することのメリットは、たとえば以下のようなものがあります。

 

 

使うときに資料を見つけやすくなる

紙の資料だと、ファイルの中を探したり、時間がかかってしまいます。ある研究によると、人は1週間の仕事の中で、資料やファイルを探すことに、なんと約8時間も費やしてしまっているそうです。データであれば簡単にキーワードで検索することできます。目当ての資料やファイルを見つける時間が大きく削減できます。

 

さらに、クラウド(インターネット上のサーバ)に保存しておけば、外出先でも使用することができます。紙の資料だと、常に持ち歩かなければならず、カバンがとても重くなってしまいます。

 

 

オフィスがきれいになる。広くなる。

紙の資料が多いと、オフィスがきたなく見えてしまうことがあります。また、紙で保存しておくことがクセづいてしまっていると、いらない資料までずっと取っておいてしまうという文化が作られてしまうことがあります。

 

場所にもコストがかかりますし、オフィスもスッキリしていた方が気持ちも明るくなって仕事がはかどりやすくなりますよね!

 

 

資料の共有が簡単にできるようになる

紙の資料をデータ化することで、共有が簡単にできるようになります。紙だとコピーしないといけないですし、もし資料の中身を更新したとき、その最新情報はすでに印刷されたものには反映されず、また印刷しなおさないといけません。

 

データがクラウドで共有されていれば、そのデータさえ更新してしまえば、みんなが最新の情報を扱えるようになるので、情報の中身も最新・確実ですし、不要な手間もなくなります。

 

まずは使いこなせる範囲から、デジタル化・クラウド化を進めていきましょう!

 

とはいえ、「パソコンは苦手・・・」という方も多いと思います。

 

そういうときには、ぜひ私たちにご相談いただけたらと思います!

 

どのような業務をされているのか、その中で効率化できそうな業務は何か、パソコンに苦手な方でも少し慣れてしまえば難なく使いこなせるような、貴社に合ったツールは何か、これを一緒に考えます!

 

便利なツールはたくさんあるので、きりがありません。大切なのは、自分たちが使いこなせる範囲から取り組んでみるということではないでしょうか。

 

業務を効率化しながら、生産性を高め、コストも下げる。それを一緒に実現していけたらと思っております。

 

「オフィスの窓口ドットコム」には、中小企業様のIT化のお手伝いを得意とするメンバーが多くいます!

 

分かりやすく説明いたしますので、ぜひお気軽にご相談くださいね!(^ ^)

 

【関連コラム】

紙の資料のデータ化を成功させるための事前準備

 

お問い合わせ
メールでのお問い合わせ
ライブオフィスツアー
セミナー
メールマガジン登録