2019/12/04
オフィス移転を失敗しないために知っておきたい3つの事

これからオフィス移転をしようと考えている方、オフィス移転に不安はありませんか?

オフィス移転は会社全体で行う一大業務で、費用も手間もたくさんかかります。

ですが、オフィス移転は頻繁に行うことではないため、慣れていない人がほとんど。

しかも、たくさんの業者と連絡を取り合い、たくさんの作業のスケジュール調整を行わなければならず、難易度は高いです。

無駄なコストが発生したり、業務に支障が出てしまったり…

そうならないために、今回はオフィス移転でよくある失敗とその解決方法をご紹介します。

ぜひ参考にしてください。

もくじ

物件選び

移転した後、もしくは移転中に、物件選び失敗したな…と後悔する人は多いようです。

物件選びを失敗したなと感じる理由は、立地だったり、広さだったり、周辺環境だったり、ビルの管理体制だったりとさまざまですが、どれも事前の下調べが十分ではないことが大きな原因でしょう。

 

とはいえ、大抵は通常業務と並行してオフィス移転作業を進めているため、自分で物件を調べたり、内見に行くのには限界がありますよね。

 

多少コストはかかっても、丁寧に物件探しを手伝ってくれる経験豊富な仲介業者などに頼んだ方が、結果的にいい物件を早く見つけることができるので、低コストで済みます。

条件を提示して良い物件をピックアップしてもらいましょう。

 

また、どうしてもすべての希望する条件に見合った物件を探すというのは難しいです。

最初から、ここは譲れない、ここは妥協してもいいかな、というラインを決めておかないと、どんなにいい物件でも、もう少しこうだったらな…、とキリがありません。

物件探しの条件にはしっかりと優先順位を決めておくことも重要です。

業者選び

オフィス移転に関わる業者を選ぶ際、何を基準にしたらいいか分からず、下調べだけでかなりの時間を使ってしまう場合が多いです。

 

また、コストをなるべくかけたくないと思うのは当然のことですが、見積りの金額だけ見て安い業者を選ぶのは要注意です。

同じように依頼して見積もりをもらっても、どこからどこまで対応してくれるのかは、業者によって認識が違う場合があります。

見積りの内訳はきちんと確認しておきましょう。

 

オフィス移転の業者選びは、一括でサポートしてくれる業者に依頼するのが良いでしょう。

オフィス移転は、内装デザイン、オフィス家具、OA機器、電気や水道、内装工事など、さまざまな業者が関わる複雑なプロジェクトです。

それらすべての一括窓口として、移転に関る業者に指示を出してくれる業者に依頼すれば、作業漏れの心配もありませんし、手間も軽減することができます。

 

一括でサポートしてくれる業者には、オフィス家具メーカー、デザイン会社、建築設計事務所、OA機器販売会社などがあります。

それぞれの得意とすることや苦手とすること、また、実績や規模などが、自社のオフィス移転プランに合った業者を選びましょう。

 

社員への通知

ついつい後回しになってしまいがちなのが社員への通知です。

 

社員にオフィス移転のことはきちんと伝わっているのでしょうか…?

社員はオフィス移転のことをどう考えているのでしょうか…?

 

社内全体できちんと共通認識が持てていないと、社内外ともに混乱を招く可能性があります。

オフィス移転をスムーズに行うためには、社員の協力が不可欠ですので、早めに説明会などを開いて、オフィス移転についての話をしましょう。

 

経営陣がどれだけ、業務効率の向上や企業イメージのアップを考えても、それがきちんと社員に伝わっておらず、実際にオフィスで働く社員の満足度が高くなければ、業務効率は上がりません。

 

例えば、業務上の都合でオフィスの立地を変えた場合、通勤時間が増加する社員が出てくる可能性があります。

また、オフィスの周辺環境が変わることも、近くにお気に入りの飲食店があったり、かかりつけの病院があったりなど、社員にとっては大きな影響を与える場合があります。

今まであったものがなくなったり、新しいものを取り入れるのに抵抗を感じる社員もいるかもしれません。

そういった社員の声を無視しないようにしましょう。

 

社員ひとり一人の意見を聞き入れることはできませんが、なぜオフィス移転をするのか、どのような働き方を目指しているのか、社員に理解してもらう努力をして、共通認識を持つことが大事です。

まとめ

いかがでしたか?

今回は、オフィス移転でありがちな失敗とその解決方法をご紹介いたしました。

 

上記で紹介した以外にも、移転後に電話やネットが繋がらないトラブルや、移転当日になって家具が搬入経路を通らないミスが発覚するなど、オフィス移転にはトラブルがつきものです。

信頼できる業者に依頼して、オフィス移転を成功させましょう。

 

オフィスの窓口.comではお客様のオフィス移転作業をトータルでサポートいたします!

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