リース契約をして複合機を利用している場合は、移転することが決まり移転先も決定したら、まずはその旨を「リース会社または販売業者」に連絡する必要があります。
リースの契約を結ぶ際にリース会社には、契約者の住所・電話番号すなわち、複合機を利用する場所を登録します。
この利用場所が変更になる訳ですから、その旨を連絡しなければなりません。
自社所有(購入)ならば、会社の備品扱いとなるので連絡の必要はありません。ただし、保守契約を結んでいる場合は、保守会社に連絡を入れましょう。
リース契約の場合でも自社所有の場合でも、移設作業は自社ではなく、専門の業者を手配することを強くお勧めします。
複合機は言わば、複数の機能が1つにまとまった大きな精密機械です。
精密機械なので、ちょっとした振動や衝撃が故障の原因になり得ます。
重量も、標準的なタイプでも80kg前後、大きいタイプだと100kg以上あるものもあります。転倒したり壁にぶつけてしまったり、怪我に繋がる危険性もあります。
また、大きいタイプのものやオプションユニットを連結させているタイプのものの場合は、一度分解しなければ運び出すことはできません。
分解・組立作業は、ネジ1本間違えるだけでも動かなくなってしまい故障やトラブルの原因になり得ます。
自分たちで移設作業を行うことは不可能ではありませんが、上記のような危険性があります。
万が一修理が必要になってしまった場合は高額実費となることも考えられますし、なにより複合機が使えなくなると移転後の業務に支障をきたすことになります。
大きな精密機械であるがゆえに引っ越し業者が移設作業を引き受けることは稀であるほどです。
専門業者であれば、走行中の振動や衝撃を極力抑えるための専用のトラックを準備していますし、道具をそろえたスタッフは運び出しにも慣れていますので、安全に移設作業をしてくれます。
移設作業については、リース会社または販売会社、保守メンテナンス会社に連絡をして依頼しましょう。
移転先では複合機の設置の仕方にも気をつけたい点があります。
コンセントが少ないとやりがちですが、タコ足配線は電力使用量のオーバーを引き起こしやすく、ほかの機械に影響を与えることがあります。
無理のある配線は、火災の原因になり得ますので注意が必要です。
設置する場所はもちろん、一番に考慮したいのは利便性ですよね。デスクから行き来しやすい場所にスペースを設けましょう。
ただし、コピーやプリントアウトなどの通常の動作ができるだけのスペースの確保では狭すぎます。
メンテナンスや修理作業の際には、複合機の前後左右の扉を開閉します。複合機の前後左右にスペースがないと、作業がしづらくなってしまいます。
複合機周りはゆとりのある配置にしましょう。
また、周辺の環境にも考慮してください。
・直射日光が当たる場所は避ける
・結露が起こる場所は避ける
・湿度の高い場所は避ける
・埃が溜まりやすい場所は避ける
・潮風が入る場所は避ける
・ほかの電磁気製品の近くは避ける
上記のような場所を避けることで、日々の業務の中でのトラブルを少なくすることに繋がります。
とくに、テレビやラジオは電波の乱れやノイズが入りやすいと言われています。複合機と距離をとっていたとしても、同じコンセントを使うと影響が出ることも考えられるのでそれぞれ別のコンセントを使用すると、トラブルが起こることを未然に防げます。
オフィス移転をする際の、複合機の移設についてご紹介しました。
移転の際は、利用している複合機をそのまま移動させるケースももちろんありますが、これを機に、経費の見直しとして複合機の入替えをするという手もありです。
状況に合わせて検討してみてはいかがでしょうか。
オフィス移転は、担当者であっても初めて行なうというケースも珍しくありません。
移転することが決まっても、「何から始めたらいいのか分からない」「どこに何を頼めばいいのか分からない」と右往左往してしまいますよね。
そこで、オフィスの窓口.comでは、オフィス移転に関してトータルでサポートしております。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
オフィス移転が決まったとき、手配しなければならないことの1つが「複合機の移設」です。
自分たちで運ぶのか?引っ越し業者に依頼できるのか?
意外と分からないことも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、複合機の移設作業から新オフィスでの設置までの注意点をまとめました。