もくじ
書類の山ができる原因
書類の山ができてしまうのは、やはり書類の量が多いからです。
それらは、本当に必要な書類でしょうか？
きちんと整理して、要らないものは処分したり、データ化をしていれば、紙の書類はそんなに必要でない場合がほとんどです。
すぐに書類の山ができてしまうのは…
・会社としてペーパーレス化が進んでいない
・いる、いらないの判断を後回しにしてしまう
・いつか必要になると思って捨てられない
・使ったものをもとの場所に戻さない
これらが原因です。
片付けが苦手、ファイリングが下手くそ、というよりは、
優先順位を付けて適切に処分、データ化ができていないのでしょう。
書類の山のデメリット
「多少散らかってる方が落ち着く」
「どこに何があるか分かってる」
そういって、書類の山を正当化しようとする人がいます。
…果たして本当にそれでいいのでしょうか？
書類を山積みにしていることのデメリットは、自分だけの問題ではありません。
・情報漏えいの危険性がある
・仕事のミスが発生する
・盗難や紛失に気が付かない
・印刷コストがかかる
・オフィスの美観を損ねる
・企業イメージのダウン
このように、会社としてのデメリットも存在します。
もちろん本人としても、
・ごちゃごちゃしていて集中できない
・作業スペースが確保できない
・必要な書類がすぐに見つからない
・だらしがない、仕事ができなさそうと思われる
などのデメリットがありますよね。
整理する方法
何はともあれ、書類を整理しなければなりません。
「そんな時間ないよ～」という人もいるかもしれませんが、会社員が紙書類を探す時間は1日に20分、1年だと80時間に相当すると言われています。
（参考：https://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/katasu/）
もちろん書類を探す時間は人によりますが…
はじめは時間がかかってしまっても、きちんと整理してきれいな状態を維持する方が、よっぽど効率がいいと思いませんか？
というわけで、書類の整理をしてみましょう！
いるものといらないものの判断のコツをお教えいたします。
●1年以上見ていないもの
「企業で働く会社員が見る文書の99％は1年以内に作成されたもの」と言われています。
1年以上前に作成したものはほぼ必要ない可能性が高いです。
1年以上前に作成したものだけど、捨てられない大事なものであれば、データ化しましょう。
●情報が古いもの
情報が古くなって、現状と違う内容が書かれていたり、何度か修正をしたものの最新版以外はすぐに廃棄しましょう。
間違った情報の書類があると、ミスが起きる原因にもなります。
●再入荷が可能なもの
情報がデータ化されているものや、インターネット上にあるものは、紙で保管しておく必要はありません。
手元に残すのは今すぐ使う書類のみにします。
●それでも判断がつかない場合は…
残しておいた方がいいのか、廃棄してしまってもいいのか…
長時間悩む必要はありません。
そんなときのために、迷った時用の「一時保管スペース」を用意しましょう。
すぐに判断できないものはとりあえずこの一時保管用のスペースに入れておき、1週間に1回や1か月に1回など、定期的に整理する日を決めます。
そのときまでに一度も見なければ、廃棄し、何回も見ていれば保管する、というようなルールを作れば、スムーズに整理ができるでしょう。
●手元に残った紙の整理方法
書類は基本的に平積みにはせず、立てて置きます。
平積みにすると下の方に何を置いたかが見えなくなりますし、崩れてくる恐れもあります。
ファイルなどに見出しを付けておくことでスムーズに取り出すことができます。
他人が見ても分かるような、シンプルで分かりやすい見出しを付けるのがいいでしょう。
おわりに
書類の山がなくなり、デスクがきれいになると、
・必要なものをすぐに取り出せるようになる
・探したり、見つからないストレスから解放される
・時間的にも精神的にも余裕ができる
・周りから管理ができている人という良い印象
などなど、自分も周りもきもちよく働けます！
書類に限らず、出したものはあった場所に戻す、帰社時にはデスクの上をきれいにすることなどを習慣づけて、きれいなデスクを保ちましょう！
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【関連コラム】
あなたのまわりに、デスクの上に書類の山ができている人はいませんか？
もしくは、あなた自身、デスクの上が書類の山になっていませんか？
あとでちゃんと見よう…
とりあえずこっちの仕事やろう…
今度まとめて処分しよう…
そうやって後回しにしていると、あっという間に書類の山の完成です。
今回は、書類の山ができてしまう原因と整理する方法についてご紹介します。