クリアデスクが定着しない４つの理由 | コラム｜コストダウン事例,業務効率最適化,トラブル対応ならオフィスの窓口ドットコム

クリアデスクとは

クリアデスクが定着しない理由

1. セキュリティ意識が低い

2. クリアデスクができる環境じゃない

3. 紙のデータ化ができていない

4. ルールが曖昧

クリアデスクを定着させる方法

おわりに

そもそもクリアデスクとは、机上に情報媒体を放置しないことによって、盗難や紛失による情報漏えいを防ぐセキュリティ対策です。

情報媒体とは、パソコンなどの情報機器や、USBメモリやSDカードなどの記録媒体、そして機密情報などが印刷された紙の資料のことです。

これらの情報媒体を、離席する際に机の上に放置していると、盗難や紛失の恐れがあります。
また、大量に紙の資料が散乱していると、紛失したことに気づかなかったり、新旧が分からなくなったり、他の人が間違えて持ち出したり廃棄してしまう可能性もあります。

プライバシーマークやISMS認証の取得にも必須となっているクリアデスクは、どの企業でも実践すべきセキュリティ対策の基本です。
 

クリアデスクが重要だと分かってはいても、なかなか実践に移せない…
やってみようとはしたものの、なかなか定着しない…
そんな会社は多いのではないでしょうか。

クリアデスクが定着しないのはなぜでしょうか？

1.セキュリティ意識が低い
そもそも社員のセキュリティ意識が低く、そこまでクリアデスクの重要性を感じていない可能性があります。
クリアデスクに限らず、セキュリティ対策は一人ひとりが意識することが大切です。
どんなに会社がセキュリティ対策を施していても、ひとりでもセキュリティ意識が低い社員がいると、その会社のセキュリティレベルはぐんと下がります。
社員の情報リテラシー教育をしっかり行い、クリアデスクやその他のセキュリティ対策に関心を持ってもらうことから始めましょう。

2.クリアデスクができる環境じゃない
キャビネットやロッカーなど、個人の荷物を収納できるスペースが用意されていますか？
クリアデスクを実践するには、会社が簡単に片づけができる配慮をしてあげる必要があります。
とはいえ収納スペースが多すぎると、なんでもそこに詰め込むようになり、整理整頓がきちんとされない可能性もありますので、適切な収納スペースを用意しましょう。

3.紙のデータ化ができていない
クリアデスクを実践する際に一番弊害となるのが、紙の資料です。
会議資料や報告書など、紙のデータ化を全然していない会社がクリアデスクを実践するのは難しいです。
セキュリティ対策としての観点からも、作業効率の観点からも、まずは紙の資料のデータ化から始めましょう。

4.ルールが曖昧
「クリアデスクは情報漏えい対策のためだから、重要機密などが書かれたもの以外は出していてもいい」派と、
「情報漏えい対策以外にも、作業効率や美観などの理由から、重要機密が書かれた書類やPC以外もきちんと片付ける」派に分かれる可能性があります。
会社として、どこまでクリアデスクするのかを決めておいた方がいいかもしれません。
デスクの上が汚いのは、その人が片付けが苦手だから、というだけではなく、こういった原因が考えられます。
 

クリアデスクを定着させるには、社長からのトップダウンによる意識改革が必要でしょう。

具体的で、多少緩くても社員全員がきちんと守れるルールから始めてみましょう。
・まずは機密性の高い情報に限定して始める
・名刺を入手したらすぐにスキャン、ファイリングする
・帰社時には必ずデスクを片付ける
・どうしてもすぐに片づけられないものは足元に置く
など…

社内で一斉に整理整頓をする時間を設けてみるのもいいかもしれません。

またクリアデスクは、情報漏えい対策、作業効率のアップ、オフィスの美観などの「目的」のために行う「手段」だということを忘れないでください。

クリアデスクはお金をかけずにできる最低限のセキュリティ対策です。
このような些細な注意が情報漏えいを未然に防ぐことができます。

クリアデスクが徹底されると、書類やデータを整理整頓するようになり、業務の効率化やオフィスの美観にも期待できます。

ぜひ実践しましょう！


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