目次
課題1
「資料や画像共有に手間取る、時間がかかる」
解決方法
Web会議ツールの設定を見直す
画面共有ができない場合は、帯域幅が足りない可能性があります。帯域幅とは簡単に言うと通信速度のことです。ネットワーク接続を改善するために、次の2つの設定項目をチェックしましょう。
①「グループHD映像」がオフであること
アカウント管理、アカウント設定の順にクリックします。［ミーティングにて］に「グループHD映像」の項目があります。
➁「全画面ビデオクリップ用に最適化」がオフであること
画面共有時に共有する画面を選択し、「全画面ビデオクリップ用に最適化」のチェックが外れていることを確認します。この設定をオンにすると、共有する画像が荒くなる事象が確認されています。
＋＠アイテム
Mirroring Box
Web会議においてツールの設定以外に煩雑なケーブル操作も課題にあります。配線は多く、ディスプレイへの出力はバラバラで準備や進行に多くのコストがかかってしまいます。
そこでおすすめしたいものが、超簡単！押すだけでミラーリングできるMirroring Boxです。パソコンのUSBに接続→ドングルのボタンをクリック→画面ミラーリング の簡単3ステップ。TV、プロジェクター、LEDディスプレイにもスマートに繋がるので、コミュニケーションの質が驚くほど向上します。
（画像引用：ナイスモバイル株式会社）
課題2
「ミーティング中にチームの意見を深めたい」
「議事録の共有がしづらい」
解決方法
ホワイトボード機能を使用する
今年追加されたばかりのZOOM新機能。これまでのミーティングの画面共有時に使えたホワイトボードと違い、ミーティング時で意外でも独立して使えます。テキストツール、ペンツールの他に、画像も貼り付けられます。議論を深めるための情報や記録しておくべき情報をホワイトボードにまとめることで、分かりやすく相手に伝えることができます。
＋＠アイテム
Meeting Board C・Vシリーズ
MAXHUBにはホワイトボード機能も搭載されています。
ペンや指での記入は滑らかな書き心地で、動画や画像も貼り込めるので、発想のスピードを妨げません。双方向からのアイデアにより会議が深まります。
（画像引用：ナイスモバイル株式会社）
課題３
「大人数で集まって会議をしたいが音声が拾われず困っている」
解決方法
背景雑音制御機能を使用する
大人数でWeb会議に出席する場合、嫌なエコーやハウリングはつきもので、相手にノイズ音として聞こえてしまうケースがあると思います。そこで設定項目にある背景雑音制御機能を使います。デフォルトでは「自動」になっていますが、調整することで環境ノイズを軽減できます。
＋＠アイテム
オールアングルマイクスピーカー E-supply
360度全方向集音で快適なWEB会議を支援。大人数が集まってもしっかりと音声を拾い、高性能なスピーカーでクリアな音声をお届けします。会議室の全ての席から音声を拾うことができます。発言時に本体に近づいたり、声を張り上げたりする必要はありません。
課題4
「意見を言いたいが話し出すタイミングが難しい」
「参加者の細かな表情の変化を読み取るのが難しい」
解決方法
チャット機能の活用
Web会議ではパソコンの画面越しにやり取りするため、臨場感や参加意識が薄れ、場の空気感をつかみにくくなります。適度に意見を聞いたり参加者にも発言してもらったりすることで双方向のコミュニケーションにつながります。Zoomに備わっている「手を挙げる」機能やチャット機能を使用することで、活発な会議進行をアシストすることができます。
＋＠アイテム
180度広角WEBカメラ
会議室で何人かのメンバーと一緒に参加していると机全体を映し出すことは困難で、ひとりひとりの表情を確認することはさらに大変です。しかしこのカメラは180度の広い視界で右端から左端まですべての参加者を写します。4K対応の3レンズ構成カメラが超広角視野をカバー、快適な会議をサポートします。専用ソフトをインストールすると6パターンの表示モード切り替えができるので、メンバーそれぞれの表情が確認できます。
まとめ
Web会議を上手く進行するには慣れはもちろん必要ですが、ちょっとした工夫やテクニック、さまざまなツールを駆使することで生産効率は大幅にアップします。
手軽に使えるがゆえに多彩な活用シーンがあり、これからも需要はさらに拡大していくと考えられます。Web会議の環境を整えておくことは、コミュニケーションの活性化や業務効率化、多様な働き方の実現につながります。
またMAXHUBシリーズに興味をお持ちの方はお気軽に御社にお問い合わせくださいませ。今回ご紹介したアイテム以外にも多数取り扱っております。
商品の詳細・お問い合わせはこちら＞＞
いまやあたりまえとなったWeb会議。そんなWeb会議をより充実させるため、よくあるWeb会議の課題を解決するための方法を解説します。そして使うとさらに便利になるMAXHUBブランド製品を紹介します。MAXHUBブランドはオールインワンミーティングボードを中心にこれからの日本の働き方をサポートするWeb会議ツールを展開しています。これらを組み合わせて使えば、よりスマートで効果的なプレゼンテーション・Web会議が実現します。