契約管理システムとは？なぜ使用する必要があるの？
テレビやインターネット広告で見る機会が増えた「契約管理システム」。
どのようなシステムでどう活躍するかご存じですか？
契約管理システムは、契約管理のプロセスを自動化するソフトウェアです。その中でも特に重要とされるものが契約書管理です。会社が持っているすべての法務文書を保存および追跡するために使用されます。最適な保管方法で必要な契約をすばやく見つけることができる優れたツールです。
契約書を管理するためにExcelを使用するケースは多いでしょう。
しかしExcelなど従来の管理方法ではデータベース化に時間がかかります。契約書の有効期限の把握にも手間がかかりますし使用者の把握も難しいのが現状です。
セキュリティ面でも課題・リスクが多いです。
そこで契約管理システムを活用することで契約書が一元管理でき、セキュリティ事故の可能性を未然に防ぎます。
契約管理システムのメリットは？
契約管理システムを使用するメリットは次のとおりです。
・ワークフローを自動化し、時間を節約。
・どこからでもすべての契約にアクセスできる。
・契約更新の確認がスムーズになる。
・誰がいつ何をどのように契約を変更したか追跡できる。
この他に契約管理システムは「業務効率向上」、「コスト削減」、「セキュリティ向上」など経営課題を解決が期待できます。
契約管理システムにできること
・紙の契約書を電子化
紙媒体の契約書を電子化し管理する機能。電子化によりペーパーレス化も推進できます。
・電子契約と連携
電子契約サービスと連携すれば各種契約書を管理システムへ自動的に取り込めます。サービスによっては自社でもっているWordファイルのフォーマットをアップロードすることでテンプレート化が可能です。
・検索
契約先・契約日に加え、単語や文字列などキーワード検索も可能。目的の文書を効率良く探し出します。
・更新期限通知
アナログな管理ですと、契約期限を見逃してしまう危険性もあります。文書ごとに更新通知の設定先を設定できます。期限が近づくと担当者にメールが届きます。
・バージョン管理
バージョン管理とは契約書の変更履歴を記録し管理するための機能。複数人でデータを管理する場合、この機能があると安心です。万が一の時もデータ復元ができます。
契約管理システムの選び方
メリットや機能は理解できたでしょうか？最後に課題に合わせたサービスの選び方を説明します。
・運用形態で選ぶ
経営管理システムは大きく分けて2つの形態があります。クラウド型とオンプレミス型です。クラウド型はインターネット上で保管します。低価格で導入できメンテナンスが不要。クラウドサービスなのでグループ会社間での共有管理も手間がかかりません。
オンプレミス型は自社サーバにシステムを構築して運用します。カスタマイズができセキュリティ面が強い一方で、コストは高くつきます。しかし企業によってはそもそもの会社規定で契約をインターネット上で管理することができないところもあるでしょう。そのような場合はオンプレミス型を選択しましょう。
・課題で選ぶ
‐ 法務部門の業務改善を図る
法務専用の契約管理システムなら、業務に必要な文書を電子化しデータベース化します。特殊条文の検索や契約に便利な機能が搭載されており、法務部門の業務負担を軽減します。
・法務に限定せず会社全体の行く改善を図りたい
既存のワークフローシステムや受注管理ソリューションと連携できれば更なる業務効率が期待できます。他部門とスムーズな情報共有ができるでしょう。
・テレワークを促進させたい
クラウド型なら契約書をクラウド上で一元管理できるため、会社にいなくても操作ができます。
さらに電子契約締結機能を連携させれば、契約書作成などの手間が削減できより効率的。業種・業界問わない柔軟な働き方ができるようになります。
契約管理システムを導入し活用しよう
今回は契約管理システムについてメリット、機能、選び方を説明してきました。
契約の管理が脆弱だと、取引内容や契約条件といった重要な情報が外部に漏洩してしまうリスクがあります。保管の仕方はとても重要です。また取引相手とトラブルが起きた時、契約書をいち早く探し出せれば必要な措置が取れ自社を守ることができます。
法務業務や経営課題を解決のため、契約管理システムを導入しリスクマネジメントや業務効率化を目指しませんか？
