もくじ
入退室管理の必要性
報道などでは、サイバー攻撃によるセキュリティ被害ばかりが目立って取り上げられていますので、ネットワークセキュリティ対策は行っている企業も多いと思います。
しかしセキュリティ対策においては、オフィスや倉庫などへの物理的な侵入を防ぐ対策も重要です。
オフィスにある個人情報や商品情報、倉庫にある在庫や備品、これらを見られたり窃盗されたりすれば、情報漏えいを起こしたとして、企業の信用性は失墜してしまいます。
また、社員の目につかないところで部外者が侵入することで、業務妨害行為や嫌がらせ行為、犯罪などの危険が従業員を襲うことも考えられます。
このような危険から、企業や従業員を守るために、入退室管理を導入してオフィスや倉庫などへの出入りを制限しましょう。
入退室管理とは
オフィスの物理的なセキュリティ強化を目的として、部署や役職によって、入退室を制限するスペースや部屋を作っている企業が増えてきています。
入退室管理とは、いつ・誰が・どこに入室・退出したかを記録および管理するシステムです。
具体的には以下のようなことが実現できます。
・権限のある人のみが特定の部屋への入退室ができる
・常時施錠されるので部外者が勝手に入ることを防ぐ
・入退室の時間を記録できる
・部署や役職に応じて社員ごとに入退室を制限できる
・時間ごとに入退室を制限できる
認証しないと入室ができないということはつまり、扉が閉まれば常に施錠がされた状態になりますので、施錠のし忘れの心配もないことはメリットのひとつです。
また、上記にも記している通り、入退室の時間を記録しておくことで、万が一何かトラブルが起こった際にも、迅速な対応をすることに役立ちます。
加えて、入退室の記録は勤怠管理にも活用することができます。
入退室管理の認証の種類
入退室管理には大きく3つの認証方法があります。
▼暗証番号認証
暗証番号を使って入室する仕組みは、この3つの認証方法の中で一番昔から使われている方法です。
低コストで運用もシンプルなので導入がしやすいのがメリットです。
その一方で、盗み見のリスクが高いため、安全で確実な運用のためには暗証番号を定期的に変更する必要があります。
▼ICカード認証
今最も使われている方法が、ICカード認証です。
入退室管理に使用するだけでなく、社員証と兼用することもできるほか、パソコンのログインや複合機のプリント認証にも使うことができます。
また、万が一紛失してしまった場合の対処が簡単であるのもメリットのひとつです。
普通の鍵の場合は、１つでも紛失してしまうと扉についている錠も別のものに交換する必要がありますが、ICカードの場合は、紛失したカードの登録情報を削除すれば、そのカードを使用して侵入することはできません。よって、錠（ICカードを識別する機器）の交換の必要はないので、ラクに安全な運用が可能です。
▼生体認証
生体認証はこの3つの中で最も精度の高い認証方法で、身体の一部を利用して認証するので鍵やカードを発行して持つ必要がありません。よって紛失のリスクもありません。
現在は、指紋・静脈・網膜・虹彩・顔・掌形が実用化されていますが、導入コストが高いのでまだまだ導入率は低いようです。
入退室管理を導入していても気をつけること
入室制限をして入退室管理を導入していても、オフィス内に社員以外の人物が入室するケースはあります。
たとえば、採用予定者や顧客向けの社内見学会のときや、配送・集荷業者が入る場合などがあります。
社員以外の人物に知られてはいけない情報が記載された書類やメモ書き等は、デスクなど目に付く場所に放置せずに、小まめにシュレッダーにかけて処分したり決められた場所にしまうようにしましょう。
また、業者などに作業をしてもらう場合であっても、社員以外の人物をオフィス内に一人で残してしまうことのないように、常に社員が付き添って情報窃取等の不正行為がされないように見守ることを徹底しましょう。
デスクを離れるときには、パソコンの画面にロックがかかるように、スクリーンセーバーの設定をしておきましょう。
おわりに
セキュリティ管理のされたオフィスを目指すには、「オフィスを利用する人物」と「保有している情報」、「オフィス空間」をレベル別に分けることから始めると良いでしょう。
こういった理由から、オフィス移転をきっかけに、入退室管理の導入や見直しを検討するケースはよくあります。
今まで、物理的なセキュリティ対策のレベルが低いオフィスである場合は、セキュリティレベルを上げるチャンスです。
入退室管理システムは機能がアップしながらも、低価格化も進んでいますので、オフィス移転等のタイミングでなくても、見直しによって従来より低い導入費用でより高いセキュリティ対策をとることが可能となるかもしれません。
ぜひ入退室管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
オフィスの窓口.comでは、オフィスを守るセキュリティ対策のご導入をサポートいたします。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
あなたのオフィスでは入退室管理をしていますか？
オフィスは日中でも、お客様や取引先が来客したり、運送業者や設備修理業者などが出入りしたりすることもあり、部外者が侵入するタイミングや侵入できてしまうタイミングというのが案外あります。
簡単にオフィスに出入りすることができてしまうと、保有している個人情報や機密情報を見られたり持ち出されてしまったりして情報漏えいを起こす可能性があります。
あるいは従業員に危害が加わる、そんな可能性も有りえます。
このような事態にならないために、入退室管理システムを導入してオフィスと社員を守りましょう。