2021/02/10
ペーパーレス化のすすめ

2019年4月1日から施行された「働き方改革」の一環として、ペーパーレス化は推奨されるようになりました。これまで紙での保存が義務付けられていた文書ですが、法改正以降、全ての契約書や領収書はスキャンしたり保存できるようになりました。政府の後押しにより一般企業でも導入されはじめたペーパーレス。

今回はペーパーレス化が必要な理由からメリット、推進するためのポイントを解説します。ペーパーレス化を検討している方はぜひ参考にしてください。

 

・ペーパーレス化とは
・ペーパーレス化が必要な理由とメリット
・リスクと課題
・MAXHUBのすすめ

 

<ペーパーレス化とは>
ペーパーレスとは、オフィスで使う書類をデータ化してパソコンへ保存、管理して活用していくことです。紙類に替えてPDF文書を利用したり、電子書籍、電子カタログ、WEB会議の活用、勤怠管理も電子化・クラウド管理を行うことでペーパーレス化の実現を目指します。

 

<必要な理由とメリット>
ペーパーレス化にする理由は主に以下の5つが挙げられます。

 

・慢性的な人手不足の解消
・コスト削減
・業務効率の向上
・セキュリティ強化
・オフィス空間の有効活用

 

・慢性的な人手不足の解消
人口減少や高齢化による人材不足・人手不足が社会問題となっています。
ひとつひとつの工程を見直すことで業務の属人化を防ぎ、ワークフローの最適化、人手不足の解消に効果的です。

 

・コスト削減
紙の使用をできるだけ減らすことで紙だけでなく印刷インク、プリンターの電気代なども削減できます。地球環境の保護にも有効でSDGsにも貢献できます。
紙の書類がなくなれば書類を保管するファイルや棚もいらなくなりコスト削減につながります。

 

・業務効率の向上
書類をデータ化することで必要資料や情報の検索が簡単にでき、莫大にある書類を探し出すという手間を省けます。営業などで外出している時や出張先でもすぐに情報を得ることができます。

 

・セキュリティ強化
紙の書類ですと、社外に持ち出した時に紛失してしまうと情報漏洩に繋がりかねないです。また火事や自然災害によるもしもの災害で書類そのものがなくなってしまうと大変です。
データ化された書類をクラウド上に保存しておけば、パソコンや自社サーバーが故障しても復元することができます。アクセス制限や閲覧時のパスワードを設定することで情報漏洩も防げます。

 

・オフィス空間の有効活用
経理部門の場合、領収証の保管期間は7年なので、その期間の分の保管スペースを確保する必要がなくなります。
書類が減ると、保管スペースや倉庫を有効活用できるようになります。こうした空間に収納するに場所をとってしまう防災グッズの整理整頓にも役立ちます。


 

<リスクと課題>
しかしリスクとして、ネット環境やクラウドシステム障害よりアクセスできないという問題が想定されます。またセキュリティ強化のためのソフトウェア導入にはコストがかかります。長い未来を考えれば初期コストは高くても導入した方が良いですが、テレワークやニューノーマルな働く環境を整えるのが最優先となり後回しになっているのが現状です。
ITリテラシーにも個人差があり社内全体が新しい方法に慣れるまでに、時間と多大な労力がかかるのが課題です。
ペーパーレス化を実現するために、特定の部署から実験的に導入し、実際にペーパーレス化してみてからメリットと改善点を洗い出し実現に進めていくのも1つの方法です。



<ペーパーレス化に有効!MAXHUBのすすめ>
MAXHUBは会議に必要なあらゆる機能を搭載した、オールインワン・インタラクティブ・ミーティングボードです。MAXHUBで用いたデータの保存・共有は、メール転送からQRコード・USBにまで対応しているためPCやタブレットから簡単に閲覧可能。会議時の書類の使用を抑えられます。ペーパーレス化にも効果的なツールでおすすめです。
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