これで引っ越しも安心！スムーズにオフィス移転するための流れと６つの確認事項 | コラム｜コストダウン事例,業務効率最適化,トラブル対応ならオフィスの窓口ドットコム

オフィス移転にかかる期間とは？

オフィスを移転する目的を明確にする

移転先のオフィスの物件を探す・新築する

現オフィスの退去確認

【重要】スケジュール・移転計画内容を決める

新オフィスへ引越し

各種届出をする

おわりに

まずオフィス移転にかかる期間の目安ですが、一般的には約6カ月程度の企業が多いです。

これを目安に時間に余裕を持って計画を立てていきましょう。

オフィス移転6カ月前からのタイムスケジュールは大まかに以下のような流れです。

・オフィス移転6カ月前のスケジュール

移転目的の明確化、現オフィスの退去の予約、原状回復をどこまでするかなどの確認を行います。あわせて新しいオフィスの物件調査を行います。

・オフィス移転5〜4ヶ月前のスケジュール

内装やレイアウトの検討、現オフィスの原状回復工事の業者選定と見積もり依頼を行います。これに加え、新オフィスの新オフィスの選定は、しっかりと移転の目的を明確にしてブレないようにすることが大切です。　

・オフィス移転3カ月から2カ月前のスケジュール

廃棄するべき什器や新しく購入する什器の選定し、電話回線や電話機、パソコン、複合機などの移転移設手配、料金の見積もりも取っておきましょう。　

・オフィス移転1ヶ月前のスケジュール

新しいオフィスの内装工事、新規購入什器の搬入、電気・LAN設備などのインフラ工事を行います。お客様や取引先への挨拶や連絡も忘れないように気をつけましょう。

・オフィス移転後

公的機関への必要書類の提出、現状回復工事、旧オフィスの契約終了

大まかな流れとしてはこのようになります。オフィス移転は個人の引越しとは違ってさまざまな手続き等が必要です。そのため期間に余裕を持って準備しておかなければなりません。

では具体的に確認していきましょう。

初めにやるべきことは、なぜ引っ越す必要があるのかオフィスを移転する理由を明確にすることです。

例えば、

・人員増加などによってオフィスが手狭になった

・家賃が高いので見直しのため

・現社屋の耐震性や老朽化、災害が気になる

・業容、事業規模の拡大

・企業立地促進条例などの行政の支援制度に伴って

など、オフィス移転が必要になった理由があるはずです。まずはそれを明確にしましょう。

というのも、そこが不透明だと本来の目的とは異なった引っ越し先のオフィスを選んでしまう（建設する）可能性があるからです。

例えば、事務所が手狭になったので広いオフィスに移転したいことが本当の理由なのに、家賃にこだわって物件探してしまったために、以前とあまり変わらない広さの物件を選んでしまった。

それで結局、手狭という問題は解消されず、仕事の生産性は高くならないまま。なんてことになりかねません。

そうなってしまうと引っ越しにかけた時間も費用も作業もすべて無駄になってしまいます。

ですので、まずはオフィス移転の理由を明確にし、その目的を達成することを念頭において移転先を探すようにしてください。

オフィス移転の目的が明確になったら、それに合う物件探しをしていきます。

例えば、

・業務を生産的に行うに十分な広さがあるか

・取引先へのアクセスや社員が通勤しやすい立地であるか

・災害に被害にあわない立地であるか

・周囲の環境は問題ないか

・駐車場は確保できるか

・妥当な家賃であるか

など、優先すべき条件に合った物件を探していきます。

物件を探しながら行うのが、現在使用しているオフィスの退去手続きです。

オフィスが賃貸の場合、不動産や大家さんに前もって退去する旨を伝えておかねければなりません。契約条件によってまちまちですが、一般的には解約希望日の3カ月もしくは半年前に申し出るケースがが多いです。

また賃貸物件を退去する場合は原状回復といって、入居時の状態に部屋を戻す必要があります。壁紙や天井、床の汚損など、元の状態に戻すのにどれくらいのコストがかかるか事前に見積もりも出してもらうといいでしょう。

移転先が見つかったら単に引越しをすれば終わりではなく、移転してから問題なく業務を行うために事前に念密なスケジュール管理や計画が必要です。

ここは非常に重要な行程なので入念に行なってください。

・社員のデスク配置や受付、会議室、応接室等どのようなレイアウトにするか

・業務がしやすい導線やレイアウトになっているか

・収納スペースは確保されているか

・企業イメージにマッチした内装デザインになっているか

・使いやすい電源の配置や空調の場所

・間仕切りや内装は消防法上の問題がないか

・新たに必要な家具やOA機器類をリストアップ

・パソコンや複合機、オフィス家具、電話、インターネット回線の移設費用や手続き確認

・引越しや工事費用、購入備品等の料金を明確にする

など、具体的にプランニングします。

賃貸物件の場合は間取りや電源、空調の場所などが決まっているため、そのままでも問題ないか、必要であれば工事で変更できるか作業内容や料金も事前に確認しておきます。

あとはお客様や取引業者への移転お知らせの文書作成や連絡、ホームページや名刺、封筒の住所書き換えなども同時に進めてくこともお忘れなく。

これら移転のスケジュール管理や計画、打ち合わせ等の作業を、お客様が普段の業務をされながら行うのはかなりの負担となります。

弊社では都内実績10,000社以上のオフィスづくりのプロ集団として、オフィスプランニング・設計・デザイン・レイアウト・ネットワーク環境整備・IT機器からアフターメンテナンスまで、オフィスのことならワンストップサポートできる体制を取っております。

お客様の負担を減らし安心して業務に専念できるようサポートいたしておりますのでお気軽にご相談ください。

オフィス移転はOfficeの窓口にお任せ下さい

内装やインフラ工事、什器等の移設搬入が終わり、新オフィスの準備が整ったらいよいよ引越しです。

当時の引越しをスムーズに行い、円滑に業務がスタートできるよう、事前に役割分担や手順を社員のみなさんと共有、確認しておくといいでしょう。

また旧オフィスにある不要な書類や破棄物処理にも注意が必要です。情報漏洩の問題も絡んできますので、そういった処理もしっかりと行なってください。

それと郵便局へ郵便物届出変更届も提出しておきましょう。

旧オフィスの現状回復工事、契約終了の確認もお忘れなく。

オフィス・事務所の移転に伴い、下記の届け出が必要になります。

・社会保険事務所：適用事業所所在地・名称変更（訂正）届

移転した日から5日以内に管轄地域の事務所へ適用事業所所在地・名称変更（訂正）届を提出します。移転先が管轄地域内か管轄地域外かで手続きが異なるため、移転後のオフィスがどちらなのかを必ず確認しておきましょう。

・労働基準監督署：労働保険名称・所在地等変更届

移転した日から10日内に移転後の労働基準監督署へ提出します。

・公共職業安定所：雇用保険事業主事業所各種変更届

移転した日から10日以内に移転後の公共職業安定所へ提出します。

・法務局：本店移転登記申請書

移転した日から2週間以内に移転前の管轄法務局へ本店移転登記申請書を提出します。

・税務局：異動届

移転した日から1カ月以内に新旧の管轄税務署へ異動届を提出します。

・都道府県税事務所：事業開始等申告書

移転した日から1カ月以内に移転前の管轄都税事務所へ事業開始等申告書を提出します。

オフィス移転にはさまざま作業や手続きが必要です。

企業の引越しは個人とは違い、上記のような複雑かつ膨大な手間が発生します。

そのため、一つひとつ計画的に実行していかないと、いざ引越しはしたけど業務がスーズに行えずにお客様や取引先に迷惑をかけてしまうかもしれません。

オフィス移転をスムーズに遂行させるためには、紹介した流れや必要な作業をしっかりと確認し、綿密な計画が非常に重要となります。

最後に、弊社では都内実績10,000社以上のオフィスづくりのプロ集団として、オフィスプランニング・設計・デザイン・レイアウト・ネットワーク環境整備・IT機器からアフターメンテナンスまで、オフィスのことならワンストップサポートできる体制を取っております。

オフィス移転の負担や不安を減らし、安心して業務に専念できるようサポートいたしておりますので、移転をお考えのお客様はぜひお気軽に「オフィスの窓口.com」にお問い合わせください。

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