目次
移転に必要な費用とは
オフィス移転には、おおまかに以下のような費用が必要になります。
▶内装工事費用
▶IT機器導入費用
▶オフィス家具導入費用
▶引越し費用
▶廃棄物処理費用
▶そのほかの費用
・移転挨拶状、名刺、封筒、社員証、セキュリティカード
・行政への書類届け出費用
上記のようにこれだけ多くの諸費用が必要となり、移転は計画的に進めていかなければ、費用がどんどんかさんでしまうものです。
でも、オフィス移転の目的や条件、予算などをしっかりと検討することで、費用が膨れ上がってしまうことを防ぎ、低予算でもより理想に近いオフィスにすることができます。
ではさっそく、オフィス移転費用を削減するためのポイントをご紹介いたします。
居抜き物件に移転して内装工事費削減
通常、今の賃貸借契約をしている物件を解約する際は、原状回復工事をします。
原状回復工事をして、壁や床、弱電系などの内装の取り壊しをするのです。
居抜き物件とは、前の入居者が施した内装を原状回復工事をせずに、内装の全て又は一部をそのまま引き継ぐことのできる物件のことです。
壁や弱電だけでなく、間仕切りやエントランスの造りもされていれば、新たに工事をせずに済みます。
条件の良い居抜き物件に出会えれば内装工事費用を削減することができます。
居抜き募集をして原状回復費用を削減
上記とは逆で、解約しようとしているオフィスを居抜き募集するという方法でも費用削減ができます。
内装の原状回復工事をせずに、次の入居者を募集します。
物件オーナーの承諾が必要ではありますが、次の入居者の契約が成立すれば、原状回復工事費用をしなくて済みますので、その分削減することができます。
不要品を捨てて荷物を少なくする
引越費用とはデスクやイスなどの家具やOA機器、その他の荷物を新オフィスに移動させる費用です。
意外と費用がかかるポイントです。
引越し費用は、荷物の量で見積もられますので、荷物が少なくなるよう不要品を廃棄しましょう。
とくにかさばるのは、実は紙類なんです。
オフィス内には不必要に保管している紙類が30～50％もあると言われています。
会議資料や商談用資料などは溜まりやすく、キャビネットや書類棚に大量に眠らせがちですよね。
また、昔使用していた情報資料を紙のまま保管しているケースもあります。
このような機会に情報と荷物の整理をしながら、オフィスのペーパーレス化を進めるのも良いかもしれません。
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オフィス家具のレイアウトを工夫して新規購入の品数を少なくする
たとえば、フリーアドレスというレイアウトを採用することで、デスクの数を減らすことができます。
無線LAN環境を整えてモバイルPCを利用すれば、決まった席を持たなくても、空いている好きな席で仕事ができます。
オフィス内全体のデスクとイスの数を減らすことができますので、新たに購入すべき家具の品数を減らすことにより、費用の削減ができます。
また、席数が少なくて良い分、坪数も省スペースで済みますので、家賃のコスト削減にもつながります。
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工事関係を一社に任せる
ネットワーク工事や空調、電気工事など新オフィスに移行する際は様々な場面で工事費がかかります。
それらの工事を別々の会社に委託してしまうと、費用がかさみ、無駄なコストがかかる原因になります。
工事を一社に任せることで、別々の会社に任せるより安くなるケースが多くあるので、委託会社は一社に絞ることをおすすめします。
また、別々に委託すると、それぞれの会社の動きが把握しにくいデメリットもあるので、一社に任せて、工事の経過なども一括で管理できるようにしましょう。
まとめ
移転コストを抑えるポイントを5つご紹介しました。
5つのポイントの他に、最も大切なポイントがもう一つあります。
それは冒頭でもお話ししていますが、「計画的に進めること」です。
まずは、社内でオフィス移転の目的や、新しいオフィスはどんなオフィスにしたいかを十分に検討しましょう。
そうすることで、コストのかけ所と削り所が見えてくると思います。
また、移転は一度に動く金額が大きいですので、支払いのタイミングについても気をつけたいものですね。
オフィス移転は大きな買い物であり、大きなプロジェクトです。
無理なく失敗なく進めていくために、プロに相談することをおススメします。
オフィスの窓口.comでは、ワンストップでお客様のオフィス移転をサポートいたします。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
オフィス移転は会社の一大イベントであり、莫大なコストのかかる仕事です。
移転の総費用をなるべく抑えるようにと指示され、どこを削ればいいのかと頭を抱えるご担当者様も多いことでしょう。
そんなご担当者様のために、今回はオフィス移転でコストを抑えるためのポイントをご紹介いたします。