もくじ
紙の資料をデータ化する方法
まずは紙の資料をデータ化する方法をご紹介します。
大まかに、自社で行う方法と、業者に依頼する方法があります。
当然ですが、自社で行うには手間が、業者に依頼するにはコストがかかります。
自社で行う場合は、スキャナーや複合機で読み込んで、PDF形式などで保存するのが一般的です。
業者に依頼する際は、料金も気になるところですが、どこまでサポートしてくれるのかをきちんと確認しましょう
また、セキュリティ体制についてもきちんと検討する必要があります。
会社で保管している書類は、流出してはいけない重要書類がたくさんありますよね。
機材を持ち込んで現場でやってくれるところもあるので、信頼できる業者に頼みましょう。
どちらの方法でやるかは、データ化したい資料の量や状態にもよると思いますが、どちらの方法でやるにしても、必要な事前準備があります。
データ化するための事前準備
【データ化する目的をはっきりさせる】
紙の資料のデータ化にはたくさんのメリットがあり、長い目で見れば得られる効果が大きいとはいえ、実際に作業に取り掛かる際の手間やコストが気になりますよね。
そこで、優先順位をつけて、データ化する必要があるのかないのか、また、必要性の高いものからスキャンを始められるように、データ化する目的をはっきりさせましょう。
例えば、
・資料を探しやすくするため
・オフィスのスペースを確保するため
・セキュリティ向上のため
・情報共有をしやすくするため
などなど…
どの目的が一番重要なのかがはっきりしていれば、資料の整理がスムーズに行えそうですね。
【書類の整理をする】
目的がはっきりしたら、まずは不要な資料の処分をしましょう。
紙の資料にしても、データ化された資料にしても、不要なデータは容量やスペースを圧迫し、管理の邪魔になります。
不要な資料を処分したら、データ化する資料、紙のままでいい資料の仕分けをしましょう。
全ての資料をデータ化するには手間やコストがかかりすぎたり、紙のままのほうがいいものもあるかもしれません。
活用頻度や閲覧場所、利用者数などを基準に、データ化する資料の優先順位を決めましょう。
【データ化の方法を決める】
紙の資料よりも管理がしやすいとはいえ、データ化した資料もきちんとルールを決めて整理する必要があります。
まず、データの品質を統一させるために、解像度や階調、ファイル形式を検討しましょう。
解像度は高いほど画像はきれいですが、その分データ容量が大きくなってしまいます。
保存容量を圧迫したり、読み込みに時間がかかったり、データの受け渡しに支障が出る可能性もあるので、資料の内容によって適切な解像度に設定しましょう。
ファイル形式も、高品質な画像データとして保存したい場合や文書を手軽に編集したい場合、容量をできるだけ小さくしたい場合など、用途に応じて選ぶ必要があります。
また、検索性を向上させるために、ファイル名にはあらかじめルールを決めておくことも重要です。
統一性のないファイル名だと、せっかくデータ化した資料を有効に活用できません。
データ化のメリットを生かすために、部署や日付など、ファイル名の付け方のルールを決めておきましょう。
まとめ
データ化が上手くいかない理由として、なかなか社員に浸透しない、という理由もよく挙げられます。
まずは社内で紙の資料をデータ化する目的・メリットを共有しましょう。
例えば、部署や個人でどれくらい紙を使用しているのかを公表することで、印刷にかかるコストを意識させるのもいいかもしれません。
紙の資料のデータ化を検討したい中小企業様、ぜひお気軽に「オフィスの窓口.com」にお問い合わせください♪
【関連コラム】
＞紙の資料をデータ化してクラウド管理するだけで業務効率は上がる
紙の資料をデータ化することで、業務効率やセキュリティレベルの向上、コストの削減など、得られるメリットはたくさんあります。
とはいえ、その作業にはけっこうな手間がかかりますよね。
やったほうがいいのは分かっていても、なかなか手が付けられなかったり、何からしたらいいか分からない、なんて方はたくさんいると思います。
今回は、紙の資料をデータ化するための事前準備についてお話します。