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クリアデスクで情報漏えい対策
先ほども説明したようにクリアデスクとは、机上に情報媒体を放置しないことによって、盗難や紛失による情報漏えいを防ぐセキュリティ対策です。
入退室管理をしっかりしているから盗難の心配はない、と思っている方も注意が必要です。
社員の内部不正って実は多いんです。
また、外部ベンダーやその他の入館者、清掃員や警備員など、疑いたくはないですが…
会社にはさまざまな人が出入りします。
会社や従業員、お客様の大切な情報はきちんと管理しなければなりません。
机上に紙の書類が散乱していると、紛失したり、新旧が分からなくなったり、他の人が間違えて持ち出したり破棄してしまう危険性もあります。
紙の資料をたくさん所持している方、はたしてすべて必要なものですか？
すべてをきちんと把握していますか？
これを機に紙の資料を整理しましょう！
クリアデスクを実践している弊社の様子
もちろん弊社では、クリアデスクを実践しています！
これが弊社の日中の様子です。
営業チームやサポートチームの外出中はデスクはこんなにさっぱりしています。
紙の資料はもちろん、ノートパソコンもなにもありません。
全員が鍵付きのキャビネットとロッカーに荷物を保管しています。
紙の資料をきちんと整理したり、データ化すれば、意外とおさまっちゃうんです！
情報漏えい対策以外のメリット
クリアデスクの一番の目的は情報セキュリティ対策ですが、それ以外にもメリットがあります。
弊社も昔は、机の上に書類や物が散乱していた…らしいです。
筆者が入社する前からクリアデスクが定着していたので、入社前に会社を見学したとき、綺麗なオフィスだなぁと感じたのを覚えています。
◎紙資料を無駄に印刷することを防ぐ
自然と持ち物はキャビネットに入るだけに制限されるので、紙資料の無駄な印刷を防ぐことができます。
また、必要なくなった資料はすぐにシュレッダーにかける、大事な書類はファイリングするなど、紙の資料の扱い方への意識が向上します。
◎整理整頓されて、必要なものをすぐ取り出せる
クリアデスクが定着すると、キャビネットやロッカーの中を整理整頓するようになります。
片付ける場所が決まっていると、必要なものをすぐに取り出せるので業務効率アップも期待できます。
◎毎日すっきり気持ちがいい
全員の机上に物がないと、オフィスの見た目も綺麗で気分もよくなります。
◎企業イメージのアップ
綺麗なオフィスは来訪したお客様や、就職・求職者からの印象がアップします。
また、クリアデスクの取り組みはPマークを取得するのにも必須なんですよ！
まとめ
クリアデスクを実践することでセキュリティ対策の他にも、コスト削減・業務効率向上などの効果が期待できます。
皆さんの会社でもぜひ、クリアデスクに取り組んでみましょう！
オフィスの窓口ドットコムは、お客様の理想のオフィスを叶えるサポートをいたします。
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【関連コラム】
皆さんの会社では「クリアデスク」を実践していますか？
クリアデスクとは、情報セキュリティ対策の一つで、外出するときや帰宅するときは、すべての持ち物を鍵付きのキャビネットやロッカーに片付けて、机の上は何もない状態にすることです。
書類やノートパソコンなどの記録媒体を机上に放置したまま外出するのは、盗難や紛失による情報漏えいの危険性があります。
クリアデスクはお金をかけずにできるセキュリティ対策の基本なので、ぜひ実践しましょう！