ビジネスを最適化する！オフィスレイアウト変更の手順とコツ！ | コラム｜コストダウン事例,業務効率最適化,トラブル対応ならオフィスの窓口ドットコム

オフィスレイアウト変更の流れ

現状の問題点を明確化しオフィスのレイアウト変更の目的を明確化する

問題点を解決できるようなオフィスレイアウトを考える

オフィスレイアウト変更にかかる費用や依頼時の相場はどれくらい？

業務に合わせてスケジュール調整する

オフィスレイアウト変更実施

おわりに　

オフィスレイアウト変更は手間や時間もかかります。

事前に流れや手順をしっかり把握し、失敗しないレイアウト作りを行なってください

大まかな流れは以下のようになります。

・現状の問題点を明確化しオフィスのレイアウト変更の目的を決める

・問題点を解決できるようなオフィスレイアウトを考える

・業務に合わせてスケジュール調整する

・オフィスレイアウト変更を実施

では、それぞれ詳細を見ていきましょう。

まず最初にやるべきことは現状のオフィスのレイアウトの問題点を洗い出し、改善する目的、レイアウトのコンセプトを決めることです。

ここが明確でないとデスクやチェアー、ロッカー、パーテーション、カウンター、書庫などのオフィス家具、インフラ設備や照明等の配置、デザインのしようがありません。

ですから、現状何が問題となっているか、それをどう改善したいのかを明確にしましょう。

例えば、以下のような問題点があったとします。

・社員同士のコミュニケーションが取りにくい

・どこに何の書類があるか分かりにくい

・セキュアに種類を管理する収納がない

・会議室が少ない

・お客様との商談スペースが狭い

この問題点を元に理想的なオフィスのイメージを固めていきます。

・社員同士、部署間が一体化しやすいオフィス家具・レイアウトにしたい

・整理整頓され、厳重な管理ができる収納が欲しい

・人数に合わせて会議室を分けたい

・ゆとりのある綺麗な商談スペースでお客様満足度アップさせたい

イメージが固まったらコンセプトを決めます。

・働きやすさと快適さを意識したオフィス

・一体感を生み出すオフィス

・お客様にとっても使いやすいオフィス

・都会的で洗練されたイメージにしたい

このようにコンセプトを明確にすることで家具選びやそのカラー・デザイン、レイアウトの設計がやりやすく、しっかりと目的を達成するレイアウトが実現できます。

現状のオフィスの問題点を洗い出しコンセプトが明確になったら、それを改善し、求めるオフィス環境にするためのレイアウトを考えていきます。

決定したコンセプトに応じて、

・対向式レイアウト

・同向型レイアウト

・背面式レイアウト

・クラスター型レイアウト

・フリーアドレス式レイアウト

など最適なレイアウトを考えていくわけですが、少人数のオフィスで机を移動するくらいなら社員でできますが、大規模なレイアウト変更やインフラ工事を伴う場合は業者に依頼したほうが良いです。

その理由はオフィスレイアウト変更は設計が非常に重要であり、作業工程も多いため、普段の業務を行いながら社員が行うには負担が大きく、ミスをしたら業務に支障をきたすだけでなく無駄な時間とコストが発生するからです。

例えば、人がすれ違う通路の幅は120cm～160cm、着席時の奥行は45cm、デスクと壁の間は1.5m等の基準寸法の目安があるためデスクやオフィス家具の配置は非常に重要です。また電源や照明、空調の配置もしっかりと設計しないと仕事のパフォーマンスに影響します。

あと避難経路の確保や消火器の設置など消防法も絡んできますので、オフィスの安全性も考えたら独自に判断せず業者に任せた方が安心です。

それと意外に難しいのがコーポレートカラーです。オフィスデザインにおいては、色が与える印象もしっかりと考慮する必要があります。

白、黒、赤、青、黄、緑、茶色などそれぞれに意味や与える印象が異なりますので、レイアウト図や3Dイメージを作成してもらって新しいオフィスの完成イメージを持っておくといいでしょう。

完成後のギャップを最小限に抑えることで、レイアウト変更後の不具合をなくすことができます。

業者に依頼するとなった場合、気になるのがオフィスレイアウト変更にかかる費用です。

費用に関してはオフィスの規模や工事内容によって異なるので一概には言えませんが、一般的にはレイアウト設計が20～50万円、内装工事費が坪単価10～30万円程度が相場と言われています。

あくまでも目安なので事前に見積もりを取って業者を選定することが大切です。

またオフィスレイアウト変更にはさまざまな作業が発生するため、多くの業者とやりとりする手間も発生します。

なるべく短期間で社内負担を減らしてレイアウト変更を実施したいのであれば、一貫して請け負ってくれる業者を選択するほうが安心です。

予算の問題もありますが価格の低さだけで選定するのではなく、求める成果をしっかりと実現してくれるか業者であるかをしっかり確認してください。

業務に合わせてスケジュールも調整しておきましょう。

オフィスレイアウトの変更は、現状の調査やヒアリング、プランニング、作業スペースの確保、内装工事、什器等、備品の用意や搬入など多くの手順が必要です。

計画なしにこれらの作業を行ってしまうと業務に支障をきたす可能性があるため、しっかりとスケジュール管理、調整をする必要があります。

どれくらいの時間がかかるのか、それによって実施する日時も決める必要がありますので、業者に依頼する場合はスケージュル作成や相談をしっかりと行い、社内でも共有しておきましょう。

業務に支障をきたさないためにもスケジュールの見える化は重要です。

業務に支障をきたさないよう、事前に準備しておいた計画通りに作業を進めていきます。

業者に依頼する場合は、スケジュール通りに作業が進んでいるか、もともとの問題点が改善され理想のオフィスレイアウトになっているか確認しましょう。

ビジネスを効率よく行っていくためには最適な環境づくりが欠かせません。

そのためにオフィスのレイアウト変更は実施して終わりではなく、きちんと目的に応じた成果を得られているかモニタリングしていく必要があります。

レイアウト変更後に不具合が出た場合はすぐに対処し、ビジネスが円滑に行えるようにしていきましょう。

最後に、弊社では都内実績10,000社以上のオフィスづくりのプロ集団として、オフィスプランニング・設計・デザイン・レイアウト・ネットワーク環境整備・IT機器からアフターメンテナンスまで、オフィスのことならワンストップサポートできる体制を取っております。

お客様のご要望をヒアリングし、現在の課題や今後の経営計画も参考にしながら、新しいオフィスの方向性やコンセプト、スケジュールイメージなどを元に全体のお見積りを計算し、お客様に最適なプランをご提案いたします。

またオフィスレイアウト変更後も安心して業務に専念できるようアフターフォローを徹底いたしておりますので、レイアウト変更をお考えのお客様はぜひお気軽に「オフィスの窓口.com」にお問い合わせください。