オフィス移転でやるのは工事や引越だけじゃない　準備する印刷物とは | コラム｜コストダウン事例,業務効率最適化,トラブル対応ならオフィスの窓口ドットコム

印刷物の手配を怠ると・・・

作成する印刷物

変更が必要な印刷物

そのほか変更が必要なもの

おわりに

オフィス移転をすればもちろん、住所が変わります。場合によっては電話番号も変更しなければなりません。

オフィス移転後も、これまで通り業務を継続するためには、取引先やお客様に漏れなく、新しい住所と電話番号を伝える必要があります。

この連絡を怠ると、変更漏れや連絡漏れがきっかけで、行き違いやトラブルがおこる可能性があります。

迷惑をかけないためにも、取引先やお客様のリストアップと、変更が必要なもののリストアップを必ず行いましょう。

変更が必用なもののリストアップはぜひ下記を参考にしてください。

移転先の住所が決まったら、移転する旨と変更となる住所や電話番号を、取引先やお客様に確実に伝えましょう。

作成する印刷物

・移転の挨拶状

移転する1か月前までには完成させておくのが理想的です。

印刷会社からサンプルが出来あがったら、印刷ミスがないか十分にチェックしましょう。

会社で利用するすべての印刷物に記載されている住所を新しい住所に変更する必要があります。　

記載変更が必要な印刷物

・名刺

・封筒

・会社案内・パンフレット

・チラシなどの配布物、見積書や注文書、請求書

名刺は、移転後すぐに使えるように、早めに印刷会社に制作の依頼をしておきましょう。

重要取引先へは、新しい名刺を配りに行くのも良いですね。

封筒に記載されている住所も変更となりますので、名刺と同様に移転後すぐに使い始められるように準備します。

同じように、会社案内やパンフレットにも住所や電話番号が記載されているので、これも変更の手配をとりましょう。

万が一間に合わない場合は、移転前の住所の上から移転後の住所を記載したラベルシールを貼るというのも手です。

住所や電話番号が記載されていると思われる資料はまだまだあります。

チラシや提案書、見積書、注文書、請求書などなど・・・。

WordやExcel、PowerPointなどで作成しテンプレート化して利用している文書ファイルは見落としがちなので、ひとつひとつチェックし住所や電話番号の変更が必要です。

上記でリストアップした印刷物の他にも、住所変更が必要なものがあります。

そのほか変更が必要なもの

・社員証

・メールの署名

・ホームページ・SNS

・会社印鑑

社員証も、移転前のオフィスの情報が記載されていれば変更したり、発行しなおしたりする必要があります。

もしくは、オフィス移転というタイミングはオフィスの物理的なセキュリティ対策を見直す良い機会ですので、入退室管理システムを導入して、社員証もリニュアールしてみてはいかがでしょうか。

入退室管理システムを導入する場合、社員証とセキュリティカード（ICカード）を兼用して作成・使用することもできます。

メールの署名部分に、住所やオフィスの代表電話番号を記載している人は多いですよね。

取引先やお客様を混乱させないように、移転したら速やかに変更しましょう。

ホームページやSNSは自社で管理していれば、社内で変更ができますが、ウェブサイト制作会社など外部に委託している場合は、事前に作業の見積をしてもらいスケジュールを確認しましょう。

また、ホームページやSNS内でも、移転したことを記事としてアップすれば、移転したことをタイムリーに伝えることができます。

変更や更新や実際の移転より早くても遅くても、トラブルのもとです。移転日に変更や更新がされるように手配をとることが大切です。

会社印鑑についても住所が刻印しているものであれば、変更が必要ですね。

いかがでしたか？

オフィス移転、つまりオフィスの住所や電話番号が変わるにあたって準備する挨拶状や、変更が必要な印刷物などについてご紹介しました。

移転する際は、今回ご紹介したものを参考に、住所・電話番号の記載変更の準備を進めてみてください。

オフィスの窓口.comでは、オフィス移転のサポートはもちろん、名刺印刷や挨拶状など各種印刷物のご注文も承っています。

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