もくじ
社外から社内のデータを共有できる方法4つを紹介
社外でもパソコンがあれば社内のデータを使って作業ができる代表的な方法をご紹介します。
＜外付けHDDや外部USBメモリー＞
一番簡単な方法が、外付けHDDや外部USBメモリーに保存して持ち出し、手元のパソコン等で使用する方法です。
この方法だと、インターネットに接続できなくてもデータを使った作業をすることができるので、インターネット環境がない場合に非常に便利です。
ただし、外付けHDDや外部USBメモリーは破損しやすいうえに、紛失しやすいので持ち運びには細心の注意が必要です。紛失や盗難に備えて、データを暗号化しておくことを推奨します。
＜クラウドストレージ＞
クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保存しておくことのできるオンラインストレージサービスです。Microsoftの365やドロップボックスなどが代表的ですよね。
外出先でも利用したいデータはクラウドに保存しておいて、外出先で編集の続きをすることができます。データを物理的に持ち運ぶ必要もないので、破損の恐れはありません。
パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからもデータを編集して、アップロードやダウンロードができます。
注意するべき点は、ログインに利用するID・パスワードです。他人から推測されにくい複雑な文字列を設定しましょう。
＜リモートアクセス＞
リモートアクセスとは、手元のモバイルデバイスから会社にあるパソコンを遠隔操作することです。
これで社内のパソコンに保存しているデータを開いて編集できるだけでなく、メールを送受信することもできます。
外回り中の空き時間や出張の移動中はもちろん、交通機関が止まってしまい出勤できなくなってしまっても、手元のデバイスを使って、会社にいるときと同じように仕事をすることができます。
導入するには通常は、リモートアクセスを受けるパソコン側やルーターで複数のセキュリティ設定を行なう必要があります。この設定がリモートアクセスを行なうには、少々ハードルが高いのですが、専用のリモートアクセスシステムを利用するとセットアップから運用まで、非常に関単です。
＜VPN＞
VPNとは、バーチャル・プライベート・ネットワークの略で、離れた拠点間を仮想的な専用線で繋いで安全にデータ通信を実現する仕組みです。下層プライベート・ネットワークとも呼ばれます。
データはトンネリングという技術や暗号化、認証で保護されるので、傍受や改ざんなどの心配もなくセキュリティ面も安全です。
オフィスとオフィスのネットワークを繋ぐこともできますし、オフィスのネットワークとモバイルデバイスを繋ぐこともできます。
パソコンやタブレットではVPNソフトを利用して社内のネットワークにアクセスすることができるので、社内サーバに保存されているデータを開いて、オフィスで作業するのと同じように作業することができます。
データを使うときにダウンロードしたりアップロードしたりする必要はないので、作業時間も短縮できます。
社外で作業するときに注意しなければいけないこと
社外で作業をするということは、どんな形であれ、会社や顧客、取引先などの重要な情報を社外の誰かに見られるリスクが高くなります。重要なデータであるということを肝に銘じて、データを扱いましょう。
また、会社としてもルールを定めて、それに則って運用することでトラブルを回避することができます。
ルールにはたとえば下記のようなものを定めましょう。
・持ち出しを許可するモバイルデバイスは限定する
（私物OKなのか会社貸与のものに限定するのか等）
・社外で使用するデバイスにはログイン時のパスワードを設定する
・セキュリティソフトの導入と更新をする
・OSや各ソフトウェアの更新をする
・角度によって画面を見えにくくするプライバシーフィルターを使用する
・外で利用するデバイスやドキュメントには会社名やロゴを明記しない
・紛失や破損などのトラブル時の連絡先を定めておく
おわりに
いかがでしたか？
社外から社内のデータを共有できる方法をご紹介しました。
どの方法であっても、業務内容や会社の風土、社員のITレベルに応じてルールを定めて運用することが大切です。
ぜひ、時間を上手に使って場所に捕らわれず効率的に仕事をしましょう。
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やりたいことや確認したいこと、不安な点など、ぜひお気軽にご相談ください♪
外回りや出張に出れば出るほど、残業時間が増えていませんか？
まだまだ、パソコン作業は会社でやるという企業が多いのではないでしょうか。
外出中の空き時間を有効的に使うことで、残業時間を減らし、効率的な業務に役立てることができます。
場所にとらわれず、効率的に仕事ができる仕組みを取り入れてみませんか？