目次
①フリーアドレスの導入
今や、あらゆる企業が導入しているフリーアドレス。
「よく聞くけど、本当に効果はあるの？」と疑問に思う方も多いかと思いますが、当社でも取り入れている施策なので、実際に感じている効果も含めて紹介します。
フリーアドレスとは、社員一人一人に固定したデスクを割り当てず、その日その時の仕事の状況に合わせて座るデスクを自由に変えることができる仕組みです。
メリットは3つあります。
【 1 部署を越えたコミュニケーションが見込める】
【 2 普段の環境からの変化で、ほどよい刺激や気分転換になる】
【 3 デスクをきれいに保つことができる】
①-1 部署を超えたコミュニケーションが見込める
一般的な企業では、デスクは部署ごとに固まっています。
一方で、フリーアドレスの場合は、自分の固定のデスクを持たないので、その時の業務やプロジェクトに関係する人たちで集まってデスクを囲むことができます。
ディスカッションと業務作業が同時に行なえる環境を整えることができるのです。
また、部署や職位を超えて、新入社員と上長が同じデスクで業務をすることもできます。新入社員にとっては質問や相談が気軽にでき、上長にとっては実業務を進めながら教育もできます。これは、部署や職位を超えたコミュニケーションの活発化だけでなく、社員の成長度や生産性のアップも見込めます。
「決まったデスクがないと、誰がどこにいるのか分からなくて困る！」あるいは「メンバーと席が離れてしまっては、業務に支障が出る！」という場合は、部署内のみでフリーアドレスにすることで解決できますよ。
①-2 普段の環境からの変化で、ほどよい刺激や気分転換になる
仕事のマンネリ化を予防することができます。
学生の頃は「席替え」というイベントに心躍っていた方も多いのではないでしょうか？
席を変えてみると、同じオフィス内でも景色が変わってほどよい気分転換になります。
また、業務効率のアップにも繋がります。
そのときの業務内容によって席を変えられるので、「一人で集中したいとき」「ディスカッションしながら仕事を進めたいとき」という風にデスクを使い分けることで、メリハリのある業務時間を過ごすことができるでしょう。
①-3 デスクをきれいに保つことができる
毎日同じデスクで仕事をしていると、デスクの脇に資料が山積みに…という人も、フリーアドレスの性質上、デスクの整理整頓がきっと達成できます。
フリーアドレスのルールとして、席を移動するときや業務を終えるときには、PCや資料など自分の持ち物はすべて個人用ロッカーなどに片づけるようにします。
そのため、デスクに資料を出しっぱなしにして外回りをしたり帰宅したりすることはなくなり、オフィスは常に整理整頓がされた状態を保つことができます。
また、なるべく持ち物を少なくしようと紙資料を電子化するように心がけるため、ペーパーレス化も推進されます。その結果、印刷やコピーにかかるコストが削減されるというおまけのメリットもあります。
このように、様々な狙いをもってフリーアドレスを導入することができます。
業務内容によっては導入が厳しい企業もあるかもしれませんが、効果的な施策であることは間違いなしですよ！
②スタンディングミーティングの導入
一般的に会議やミーティングは、会議室の予約をとったり、ある程度時間をとったりして、腰を据えて話し合うものです。
とは言え、普段の業務では「会議室を使うまでもないけど、少しだけ打ち合わせをしておきたい･･･」と思うこともしばしば。
そこで登場するのが「スタンディングミーティング」です。
高めのテーブル（スタンディングテーブル）を設置し、簡易的なスペースを設け立ったままミーティングをします。
オフィスの中で、比較的オープンな場所に設置されていることもポイントのひとつです。
スタンディングミーティングのメリットは以下があげられます。
【 1 気軽に業務コミュニケーションが行える】
【 2 打ち合わせ時間の短縮】
②-1 気軽に業務コミュニケーションが行える
会議室の空き状況をわざわざ確認しなくても、「5分だけ話せる？」と、このくらいの気軽さで打ち合わせを始めることができます。
また、立つことによって会議の参加者同士の距離が近くなります。発言者と聞く人の距離が縮まることによって、「これ発言しようかな…でもわざわざ会議で言うほどのことでもないか…」と、今まで飲み込んでいた些細なことも発言しやすくなるはずです。そうすると、様々な意見が飛び交い、新しいアイディアが生まれる会議ができるようになります。
②-2 打ち合わせ時間の短縮
スタンディングテーブルを使用することで、緊急時にもさっと集まれるので、会議開始までの時間を短縮できます。
また、人間の集中力の持続は50分程度が限界だと言われています。もちろん、会議やミーティングはとても大切ですが、時間ばかりとられてしまっては業務効率が下がってしまう一方です。
実は立ったまま話しをすると、座っている時よりも心拍は上がり、脳は活性化されます。頭の回転が良くなれば、議論は活発になり、結果として会議時間の短縮に効果が出るのです。
さらに、オープンな場所で話合うことで、ほかの社員の目もありますので、だらだらと会議をすることを防止できます。
③ランチミーティングの実施
同じ職場で働き苦楽を分かち合った仲間のことを、「同じ釜の飯を食った仲」と言います。
ランチミーティングとは、この「同じ釜の飯を食う」という言葉の文字通り、一緒に食事をとることで、より親睦を深める社内イベントです。
ポイントは、会議の延長ということではなく、単純に食事を楽しむようにするという点です。
食事の場では、仕事中はできない雑談を気兼ねなく話すことができます。これにより、社員同士の距離はぐっと近づき、仕事におけるコミュニケーションも交わしやすくなるでしょう。
実は当社でも、ランチミーティングを定期的に開催しています。社長が主宰となってお店を決めて、1回あたり社員5～6人とランチをします。社長を交えて気軽に話せるような機会は少ないですし、普段あまり話す機会がない社員とも交流できる良い機会となっています。
また、「ディナー」ではなく「ランチ」というところもポイントです。お昼の1時間という制約もありますし、プライベートの時間にも考慮することができます。
まとめ
今回紹介したコミュニケーション向上と業務効率改善の施策は以下の3つでした。
・フリーアドレスの導入
・スタンディング会議の導入
・ランチミーティングの実施
一口にコミュニケーション向上や業務改善といっても、いろいろな方法があります。
ぜひあなたの会社に合った施策をみつけ、導入してみてはいかがでしょうか？
仕事において、必要不可欠なコミュニケーション。
そんな大切なコミュニケーションですが、個人のスキルだけに任せていませんか？
コミュニケーションを取るのが得意な人もいれば、苦手な人もいます。
「あの社員はコミュニケーションが苦手だから、ちょっとなぁ・・・」などと思われてはいませんか？
実は、「会社側がコミュニケーションを取りやすい社内環境を作る」ことで、社員さん同士のコミュニケーションを引き出しやすくすることができるんです。
今回は、社内でのコミュニケーションを手軽に活性化させる代表的な施策を3つお伝えします。